¿Cómo deberías preparar tus eventos?
Ya sea para planificar bodas, comuniones o fiestas corporativas preparar un evento implica seguir una serie de pasos y tomar en cuenta aspectos importantes para que se lleve al mínimo los posibles errores, gastos extra y retrasos que pueden convertir un momento especial en una tortura. Por ello, cuando es un evento tan especial como una boda o un aniversario de vida culturalmente relevante se recomienda tomar una pausa para consultar el orden de los pasos a realizar.
Aspectos a considerar al momento de planificar un evento:
Fechas
En la mayoría de los casos se cuenta con una fecha establecida o resulta necesario establecer el marco temporal para el evento, establece este punto antes que nada o ayúdate del resto de aspectos para determinarlo.
Asistentes
Un evento varía mucho sí los invitados serán 100 o 300 personas, así que realizar una lista donde se considere la ubicación de cada invitado, para tomar en cuenta si se tendrán que trasladar
Localización
Tomar en cuenta aspectos relacionados con la localización implica reconocer gastos de transporte, alojamiento, alquiler de la ubicación, invitados que pueden acudir según su ubicación y otros aspectos como la agencia de eventos de esa localidad.
Tipo de evento
Se trata de establecer si es un evento comercial, una conferencia, celebración por un logro de vida o unión marital. Esto define aspectos como la ubicación necesaria, duración u horario.
Presupuesto para el evento
Es indispensable para no recibir sorpresas inesperadas, permite distribuir el dinero con el cual contamos para hacer ese evento.
Pasos para preparar un evento exitoso:
Definir el objetivo
Para definir el objetivo las preguntas que hay que hacernos son ¿A quién va dirigido el evento y qué tipo de evento es? En este punto plantearnos a quién va dirigido el evento ayuda a tener prioridades, por ejemplo si es una boda los invitados son importantes pero están ahí para acompañarnos pero realmente los novios son los protagonistas.
Elaborar el plan del evento
Es importante comenzar con suficiente tiempo de anterioridad, en muchos casos eventos grandes requieren de 6 meses de anterioridad y es importante verificar la disponibilidad de la agencia de eventos y proveedores de otros servicios. En Banama puedes contactar con anterioridad para realizar las primeras cotizaciones.
Elaborar un cronograma de tu evento
Todo evento necesita una logística de actividades que se realizan antes y durante el mismo, tener una representación gráfica de esto es indispensable para no olvidar detalles y para ir supervisando los progresos con el equipo. Del mismo modo, agrega todas las fechas importantes antes del gran día, actualmente existen aplicaciones con las que podemos compartir este tipo de cronogramas con varias personas e ir actualizando su estado.
Preparar tu evento
Se debe realizar un documento que integre los objetivos y todo lo necesario para el evento, en ocasiones las agencias lo realizan por ti pero igual es importante que estén en constante comunicación. Este documento también es llamado briefing y su función es ayudarnos a supervisar y gestionar tareas previas
Contactar con anticipación
Llamar a los invitados con anticipación y pedir confirmación de su asistencia para verificar los alimentos en cuanto a cantidad y contenido tomando en cuenta alergias.
Además cualquier tema de decoración y equipo para tomar material audiovisual del evento también debe reservarse con anticipación e incluirse dentro del presupuesto, en Banama ofrecemos estos servicios y aseguramos decoración personalizada de acuerdo al tipo de evento y otras preferencias.
